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子ども会の回覧板をLINEグループに変えるメリット、デメリット

ママちゃんです。今年しかもうやる機会ないわ~と思って、地域の子ども会役員を引き受けました。


子ども会からのお知らせは、昔ながらの回覧板で月に1回は届いていました。

内容はこんな紙ものでした。

  • 子ども会からのお知らせプリント
    町内会と連動しているので、お祭りやもちつきなどのお知らせが書いてある。
  • 地域のおまつり・保険・ワークショップなどのチラシ
    市区の子ども会連絡協議会から配布を頼まれたらしきもの。


うちの子ども会は、前年度から回覧板の代わりに「子ども会LINEグループ」を発足しました。

それを拝見していて「うっとおしくなくていい感じ~」と思ったし、今年度の子ども会保護者さんたちからも「このままで」というご意見を多くいただいたので、そのまま導入することにしました。

 

ここでは以下に、

・回覧板をLINEグループにするメリット、デメリット

・気を付ける点

をざっと書いておきます。

 

回覧板をLINEグループにするメリット

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東洋経済オンライン「LINEを連絡網にすると得られる6つのメリット」 

こちらも参考にさせて頂きつつ、以下にまとめます。

 

  • 保護者みんなの「回覧板を回す手間」がなくなる
    仕事をしている保護者さんが多い昨今なので、回覧板を回す手間だけでも減ればありがたい!という意見がひじょうに多かったです。
    こちらでは賛成多数で、導入自体はスムーズでした。

  • 情報伝達が秒(全員に即、回せる)
    旧式の回覧板だと、最後の人にお知らせが届くまでに何週間もかかるケースがあったらしいです。回覧板に添付されたチラシには締め切り付きのものも有ったので、回覧が遅いのは問題になっていました。
    LINEだと、お知らせはすべて即時配信できます。

  • 個別対応も秒
    「回覧板の中でアンケートを送ったけど、〇〇さんだけまだ返答が来ていないな・・・」といった場合、役員から〇〇さんへ「この件いかがでしょうか?」と相談するのも、LINEの中ですぐ完結します。

  • 既読がつくから、回覧率がわかる
    グループLINEでは、既読した人が誰かということは分からず既読人数しか分からないけれど、これで回覧板として機能しているかどうかが目視できます。
    役員側としては、「このお知らせを送った事実」が残ることはとてもありがたい。
    なお、既読がつくことはグループメンバーとしてはよい意味でのプレッシャーがあるというかで笑、こちらでは役員から回したアンケート事項に対してけっこうみんなの返答が早いです。

  • 役員の身体労働は減る
    紙を配布するとなると、まず最初にそれを印刷することも、のちに回収することも役員の手作業になります。LINEグループでは、チラシを撮った写真を載せることで「チラシを配布した」扱いにすることができます(しました)。
    紙ベースのチラシが欲しいかただけに応じてあげれば済みます。

  • これまでに回したものはすぐ見返せる
    LINEのトーク(やりとりしてる画面のこと)の中のメニューにある「写真 / 動画」から、トークの中で今までに掲載された写真や動画をまとめて見ることができます。
    過去に送ったチラシや名簿といった画像を、トークをがんばって上のほうまでスクロールしなくても見ることができるのはラクです。
    また、長文(詳細なお知らせ事項)はトーク画面の中の「ノート」という場所に載せることで、これもまた同様にすぐ読み返せるようになります。

  • 前年度の内容をほぼそのまま使える
    うちの子ども会の役員は毎年変わるので、「前年度は、いつ頃どんなことをやっていたかな?」で動いていくしかありません。
    前年度のLINEグループをそのまま使い続けると、昨年度やったことをそのまま見ることができるし、当時の文言などをコピーして使ったりできます。


・・・うん。メリットばっかりあるようなイメージが出来上がりましたが、LINEならではの注意事項などもあります。

回覧板をLINEグループにするデメリット

  • 送信すると、とにかく相手に届いてしまう(内容のミスに注意)
    現時点(2020. 04)ではLINEで文章を送信したあと、その文章をタップして「削除」というメニューはあるっちゃあります。
    しかしこの「削除」は、自分の見えているトーク画面から削除することしかできません。この「削除」メニューを実行しても、相手(グループメンバーとか)のトーク画面では削除されずに残ってしまうのです。
    誤送信や内容のミスは気を付けたいところです。
    でもまあご近所付き合いなLINEグループですから、あとからお詫びの文章を入れたり訂正を入れれば大抵は大丈夫です。

  • スマホで打つ文章としては長い。がんばれ
    お知らせが多い時期もよくあるので、スマホで長文を打つことになります。
    (昨年度の文章をコピペして手直しして行けたらとても良いです)
    当方の子ども会では、LINE使いに慣れた役員さんが「LINEで文章を送る係」をかって出てくれていて助かっています。
    LINEに慣れていない人がこの役割をするのは、けっこうな負担になるとは思われます。(でも出来るようになったら相当なレベルアップだと思います)

  • スマホで送る文章としては長い。読みやすい工夫を
    長文をトーク画面へ一気に送ると、読む側もきついです。
    読みやすいように、トーク画面では今月のお知らせをトピックス程度だけ送るぐらいにしておき、お知らせ詳細(長文)はトークが進んだあとでもすぐ読み返せる「ノート」のほうにまとめるといった工夫はしたほうがいいと思われます。

  • 各アカウントが誰なのかを紐づける必要が生じる
    LINEは好きに自分のアカウント名をつけられます。役員側では構成員のアカウントと本名を紐づけておいたほうが、個別相談などの際に困らないでしょう。
    当方では、年度の最初に、各構成員から子ども会会長アカウントへ、LINEでその連絡をしてもらうようにお願いしました。
    (相手アカウント名の表示を変更する方法、あとで書く予定です)

気を付ける点

  • 導入に問題ない割合で、構成員がLINEユーザーであること

    個人情報の兼ね合いから、かたくなにLINEを使いたがらないかたというのも世間にはいます。また、子ども会構成員にはLINEを使わないご年配のかた(例えばご家庭の祖父母のかた)が含まれることもあります。

    「そういう方々には、別途メールなどの方法でフォローします」と事前告知をしました。

  • 配信専用にする
    個人対個人のLINE感覚で「了解!」「ありがとうございます!」とかのスタンプやコメントをグループLINEへ送られまくると、大事なことを書いた部分がどんどん流れていってしまいます。
    しょっぱなに、配信専用であることや、質問先(役員の〇〇さん)を明示しておくと、年間とおしてスレッドがすっきりまとまります。

  • 役員(配信側)はLINEの機能を理解しておく必要あり
    回覧板という性格上、発足して早々に、名簿や年間予定表をトーク画面に貼るというミッションが発生しました。(-_-;) 
    LINE上で画像を添付したり保存するスキルは必要です。
    また、長文はトークの中の「ノート」というところに保存するとみんながいつでも読み返せるようになったり、アンケート機能があったりします。
    こういったLINEの基本メニューは使えるに越したことはないでしょう。

 

以上、ざっとまとめましたが、子ども会の保護者さんの構成(ライフスタイルや年齢など)によっては、昔ながらの回覧板がいいケースもあると思います。

回覧板の代わりにLINEグループを使うなら、まず利用者のみなさんへ第一に相談することをおすすめします。